Project Prestatiebeoordeling is een van de verbeterthema's van het Human Resources Management (HRM) Meerjarenplan. Dit plan is geschreven op basis van het herziene Strategisch Beleidsplan 2002-2005 van Staatsolie.

Het project komt er in het kort op neer dat gegeven de huidige situatie nagegaan moet worden hoe de beoordelingsmethodiek te verbeteren en hoe de beloning aan beoordeling te koppelen.

Twee manieren

Staatsolie beoordeelt de prestaties in het bedrijf op twee manieren.

1. Behaalde resultaten: bedrijfsresultaten, afdelingsresultaten en projectresultaten aan de hand van prestatieindicatoren en de Balanced Score Card (BSC) methodiek. Rapportage over de behaalde resultaten vindt elk kwartaal plaats middels Performance Reports.

2. Inzetbaarheid van de medewerkers door het beoordelen van - de aanwezigheid en toepassing van - vereiste kennis en vaardigheden. Rapportage over de inzetbaarheid vindt plaats middels de formulieren “Verslaglegging beoordelings- en functioneringsgesprek ” die elk eenmaal per jaar worden ingevuld door de (directe) leidinggevenden. De methodiek voor beoordeling van de inzetbaarheid moet nog verder worden ontwikkeld.

Verbetering

Beoordeling van het werkgedrag vindt nog niet gestructureerd plaats: de houding, opstelling en het gedrag waarmee het werk wordt verricht, moet in het algemeen worden beoordeeld aan de hand van gedragsindicatoren ( behavioural indicators ). Bovendien is de huidige personeelsbeoordelingsmethodiek niet of niet voldoende afgestemd op te behalen resultaten; ook ontbreken objectief meetbare beoordelingscriteria.

Toch wordt wel de koppeling gemaakt tussen beoordeling en toekenning van individuele prestatievergoedingen in de vorm van salarisverhoging of een eenmalige uitkering. Dit moet gezien worden als de eerste aanzet tot prestatiebeloning. Er is echter behoefte aan een betere koppeling tussen prestatiebeoordeling en beloning. Het project Prestatiebeoordeling moet die verbetering brengen.

Het project wordt in twee delen uitgevoerd. Het eerste deel betreft het ontwikkelen van een nieuwe prestatiebeoordelingssystematiek. ( zie illustratie ). Deel 2 omvat de koppeling van beoordeling aan beloning. De projectgroep Prestatiebeoordeling werkt nu aan deel 1.

Bij prestatiebeoordeling gaat het erom vast te stellen op welke kwalitatieve en kwantitatieve wijze de medewerker erin geslaagd is zijn opdracht in de voorbije periode (van meestal een jaar) te volbrengen. Het hoofddoel is te komen tot een rechtvaardige, gedifferentieerde beloning of tot een rechtvaardige beheersbeslissing (zoals promotie en mutatie).

Het project zal een aantal concrete resultaten moeten opleveren. Een zeer belangrijk resultaat is dat voor iedere afdeling wordt vastgesteld welke combinatie van kennis, vaardigheden en werkgedrag vereist is om de werkzaamheden succesvol te kunnen verrichten. Verder zullen er gedragsindicatoren geselecteerd worden om het werkgedrag van medewerkers te kunnen beoordelen. In een Procedural Manual zal de nieuwe beoordelingssystematiek worden vastgelegd. Ook zullen alle leidinggevenden getraind worden in het gebruik van de nieuwe prestatiebeoordeling.

Er zal eerst een pilotproject worden uitgevoerd op twee of drie afdelingen. Daarbij zal ondermeer:

- worden nagegaan of er wijzigingen moeten worden aangebracht in de huidige functiebeschrijvingen en zo ja dan zullen die worden geactualiseerd;

- afdelingsdoelstellingen zonodig worden geformuleerd en wel rechtstreeks afgeleid van de bedrijfsdoelstellingen, de strategie en de missie;

- een aantal concrete/zichtbare resultaten (of resultaatgebieden) die de afdeling moet opleveren worden vastgesteld;

- aangegeven worden hoe de resultaten worden gemeten;

- vastgesteld worden welke mix van kennis, vaardigheden en werkgedrag (competenties) noodzakelijk is voor het uitvoeren van sleutelfuncties, waardoor competentieprofielen gemaakt kunnen worden.

Sommige aspecten zijn in meerdere of mindere mate reeds in ons bedrijf aanwezig. Tijdens de eerste fase van het project zal dan ook per enquête worden vastgesteld wat er aanwezig is, van welke kwaliteit dat is, op welke manier het ontwikkeld werd en hoe de systemen worden gebruikt.

De Projectgroep Prestatiebeoordeling is op 9 december 2003 gestart met de voorbereidende werkzaamheden en bestaat uit Kitty Ashruf-Thijm, Vincent Essed, Guno Pigot (allen van de divisie HRM), Carlos Hughes (Refining Operations), Duncan Brunings (ICT) en Swammy Ramjiawan (Engineering). Deryck Heinemann van het bureau Carimeco participeert als externe consultant. Er is al een projectdocument ontwikkeld en literatuuronderzoek gedaan. De enquêtes onder leidinggevenden vindt in juni 2004 plaats. Direct daarna begint het pilotprojekt.

Het totale project Prestatiebeoordeling wordt in vijf fasen uitgevoerd, te weten: voorbereiding, analyse, ontwikkeling, implementatie en nazorg en moet volgens planning in april 2005 worden opgeleverd. Alle bedrijfsonderdelen zullen aan dit project werken onder begeleiding van de Projectgroep. Samen zullen we dit project tot een succes maken.