Alle hens aan dek voor kwaliteitscertificaat

Nog enkele maanden en de certificering van Tout Lui Faut Operations volgens de kwaliteitsnorm ISO9001:2000 is een feit. Het werk is veel, maar de projectgroep gaat er hard tegenaan, samen met alle betrokkenen. Alle hens aan dek.

Staatsolie heeft op 8 november 2000 een ISO9002-certificaat ontvangen voor de Divisie Marketing & Sales en de afdeling Refining Laboratorium. Aangezien de ISO9002-norm komt te vervallen per november 2003, kan alleen weer gecertificeerd worden volgens de nieuwe ISO9001:2000-norm.

Trainingen, workshops en audits in verband met de certificering, zijn de afgelopen maanden frequenter gehouden. En naarmate de eindstreep in zicht is – eind november 2003 – zal het tempo toenemen.

Proceslandkaart

Na een gedegen voorbereidingsfase, startte het project voor de certificering van Tout Lui Faut Operations op 20 februari. In het begin ging het een beetje stroefjes, omdat het even wennen was aan de nieuwe aanpak: niet meer taakgericht, maar procesmatig denken. Nu wijzen alle neuzen in dezelfde richting en het geloof en vertrouwen is er dat de ‘deadline' wordt gehaald. De primaire processen van Tout Lui Faut operations zijn al beschreven.Om tot certificering te geraken is een van normeisen dat een kwaliteitsmanagement systeem wordt ontwikkeld en geïmplementeerd.

De onderlinge relatie tussen de processen van Tout Lui Faut Operations wordt vastgelegd in een zogenaamde proceslandkaart ( zie figuur 1 ). Ook de ondersteunende processen, zoals onderhoud en inkoop, dienen te worden beschreven en maken deel uit van het systeem. Door middel van de organisatiestructuur en de proceslandkaart kan een goed beeld van de organisatie worden geschetst. De organisatiestructuur geeft de hiërarchische indeling aan van de organisatie, terwijl de proceslandkaart een overzicht geeft van de klant, het product en haar processen; de onderlinge relatie tussen de verschillende processen en de relatie tussen interne klant en de leverancier.

Betrokkenheid

Het beschrijven van procedures is nodig om de processen in de gaten te kunnen houden en te meten, maar vooral voor analyses, waardoor er eventueel verbetering of bijsturing kan plaatsvinden. Het kwaliteitsmanagementsysteem zal worden getoetst aan de normeis ISO9001:2000, het beleid en de doelstellingen van Staatsolie, de wet- en regelgeving en contractuele vastleggingen.

Van 19 tot en met 30 mei heeft de interne audit (toetsing) plaats gevonden. Deze had een tweeledig karakter: toetsing op basis van de oude norm en de nulmeting ( baseline audit ) op basis van de ISO9001:2000 norm.

Op weg naar de certificering zijn een zestal mijlpalen vastgesteld ( zie figuur 2 ). Een concept kwaliteitshandboek is reeds af. Om toch wel een breed draagvlak te hebben, worden workshops gehouden om de inhoud te bespreken met de proceseigenaren en -uitvoerders. Proceseigenaren zijn de eindverantwoordelijken van een proces (de divisiemanagers) en de uitvoerders zijn de medewerkers die het proces uitvoeren. Voor management, proceseigenaren en -uitvoerders zijn trainingen over normkennis gehouden.

De betrokkenheid van topmanagement voor het opzetten en instandhouden van het systeem is uitermate belangrijk, vandaar dat de Quality Divisie in samenwerking met een consultant voor managers trainingen en workshops heeft georganiseerd. Net zoals in 2000, is ook dit keer het internationaal bureau DNV is in de arm genomen voor de certificering.

Deborah Leckie

ISO Projectgroep